Cómo organizar un evento: consejos y herramientas útiles

Nadie dijo que organizar un evento para más de 300 personas fuese tarea sencilla: organiza a todos los invitados en listas, diseña un flyer del evento, envía un correo electrónico a cada invitado, asegúrate de que ese email le haya llegado. Como lo he vivido en mis propias carnes, aquí quiero regalarte unos pequeños consejos y herramientas que te ayudarán para que tu evento resulte todo un éxito.

CONSEJOS

1º Proyecta el objetivo principal y final del evento, qué quieres conseguir con el acto, quieres que sea un evento cerrado o abierto, gratis o de pago, de día o de noche, solo presencial, o, también, online.

2º Piensa en posibles patrocinadores que puedan ayudarte con las bebidas, el catering, merchandising …

3º Haz un listado del material que necesitas para llevar a cabo el evento. Medita acerca de la decoración, si pones globos considera la opción de alquilar una máquina de helio, alquiler de proyector, alfombra roja …

4º En caso de que quieras sumar a tu evento la participación online, asegúrate de que el WIFI funcione correctamente, emplear una persona para dar cobertura en redes, hashtag del evento visible, (comunicar antes, durante y después).

5º Enviar nota de prensa a los medios de comunicación indicando: lugar, día, hora, fecha, posibilidad o no de inscripción, motivo del evento.

6º Diseña un flyer o invitación atractiva para enviar por correo electrónico.

7º Envía la invitación a todos tus invitados al mismo tiempo, teniendo en cuenta que si personalizas el correo con el nombre del invitado, siempre parecerá que te diriges a esa sola persona, para ello, existen diversas herramientas de las que te puedes servir.

8º Asegúrate llamando a invitado por invitado de que esa invitación les ha llegado. Si, es una ardua tarea, pero, finalmente, el método tradicional es el que menos suele fallar, bien porque tienes la dirección de correo electrónico mal anotada,  o porque se trata de una persona que, simplemente, no tiene cuenta de correo. Aprovecha la llamada para grabar el número en tu teléfono, en el siguiente paso, te servirá de gran ayuda.

9º Hoy en día nos llegan invitaciones de todos los lados, motivo por el que, en muchas ocasiones, perdemos un acto al que, realmente, nos hubiera gustado ir. Para evitar esta situación te recomiendo 100% la creación de una lista de difusión a través de Whatsapp con 0€ de coste. Si me hiciste caso en el apartado anterior, esto estará hecho en menos de 5 minutos.

10º Reparte un programa con todas las actividades que tendrán lugar durante el evento, darás sensación de organización.

11º Al finalizar el evento reparte las bolsas con el merchandising.

HERRAMIENTAS

– CANVA: una herramienta muy fácil de usar para diseñar distintos tipos de materiales. Puedes utilizarla sin preocuparte de la medida del medio donde la usarás, ya que dispone de diseños aptos para distintos soportes publicitarios. La versión sencilla es gratuita.

– MAILCHIMP: herramienta fundamental para envío y creación de originales newsletters, te permite crear distintas listas de destinatarios, agregar notas y conversaciones uno a uno a los perfiles, para que puedas recordar quiénes son tus clientes, ver el porcentaje de aperturas del correo enviado. Sinceramente, Mailchimp será tu amiga inseparable.

– EVENTBRITE: es un gestor integral  de eventos destinado a aquellos organizadores con invitados totalmente familiarizados con las nuevas tecnologías. Si tu público objetivo, o gran parte del mismo no usa las nuevas tecnologías, olvídate de esta herramienta. Si te encuentras en el primer caso, estás de enhorabuena, ya que unificarás y simplificarás todos los pasos.

– LISTAS DE DIFUSIÓN DE WHATSAPP: un grandísimo descubrimiento. Piensas que lo sabes todo acerca de Whatsapp, pues te equivocas. Con una Lista de difusión puedes crear y guardar una lista de contactos, y enviarles mensajes a todos a la vez. Cada uno recibe tu mensaje de difusión directamente en el chat que mantienes con ese contacto, como cualquier otro mensaje que le envías. De esta manera, cada destinatario no sabe que el mensaje fue enviado por una Lista de difusión ni que otras personas recibieron el mismo mensaje. Funciona como la opción CCOO (copia oculta) del correo electrónico.

Si te ha servido de ayuda esta entrada, házmelo saber y seguiré dándote consejos y escribiendo más post como este, aunque, puedes encontrar otros relacionados aquí.